GTDとは?やり方5STEPまとめ【始めるときのコツも紹介】

GTDとは?やり方5STEPまとめ【始めるときのコツも紹介】

パソコンとスマホ




 

OL

GTDって何?どんなタスク管理なの?

 

主婦

毎日やりたいことができていない
効率よくやることをこなしたい!

 
本記事では、上記のようにお悩みの方に向けてGTDとは何か、どうやって始めればいいのかを紹介していきます。

GTDとはタスク管理手法のひとつです。

そしてまず最初に、自分が気になっていることを全てリストアップするのが特徴。

リストアップ後に自分が今すべき行動を整理していくので、作業のし忘れを防止できますし、作業中も集中しやすいです。
 

たじみゆにっこり
たじみゆ

私はGTDをゆるく10年近く続けています

 
本記事ではGTDのやり方を詳しく解説していきます。

本記事を読めば、毎日のやるべきことを管理しやすくなりますよ。

タスク管理にお悩みの方は、以下の記事もご参考ください。
 

【合わせて読みたい】

 

【この記事がおすすめの方】
・GTDとは何か知りたい方
・GTDを始めてみたい方
・良いタスク管理方法を探している方
・毎日バタバタしている方
・やりたいことができていないと感じる方





GTDとは

パソコン

GTDとはタスク管理方法のひとつです。

GTDはGetting Things Doneの略であり直訳すると「仕事をやり遂げる」

生産性向上コンサルタントのデビッド・アレン氏が開発した仕組みです。

GTDの特徴は頭の中にある気になることを全て外部化(メモなどに書く)し、整理してから実行していく点にあります。

GTDを活用すれば、作業中に「次は何をすればいいのかな?」「あれやっとかないと」と考えることがなくなります。
 

たじみゆ
たじみゆ

作業のみに集中できるようになりますよ

 

GTDのメリット・デメリット

勉強している女の子

GTDを実際に10年近く続けてみて感じたメリットとデメリットを紹介していきます。

GTDのメリット

GTDをやってみて感じた主なメリットは以下の3つ。
 

  1. 「あれやっとかないと」と覚えておく必要がなくなる
  2. 効率よく作業の段取りをたてられる
  3. タスクが完了するたびに達成感が得られる

 
GTDでは今気になっていることを全てメモなどに書き起こすの、自分の頭で覚えておく必要がなくなります。

作業中に余計なことを考える必要がなくなるので、効率よく作業が進められます。

GTDではタスクをリストアップしているので、完了するたびに達成感も味わうことが可能です。

GTDのデメリット

GTDを続けてみてデメリットも感じたので紹介していきますね。
 

  1. GTDをやらないことがストレスになる
  2. 突発のタスクを忘れてしまいがち
  3. GTDだけでは作業は効率化できない

 
GTDを始めると、頭の中がスッキリした状態に快感をおぼえます。

しかしその状態は長くは続きません。

日々の生活の中でやることが増えていくと、次第に頭の中がごちゃついてきます。

頭の中がゴチャゴチャしてくると、GTDの週次レビューをして頭の中の気になることを追い出したいなって感じちゃいます。
 

たじみゆ泣き
たじみゆ

この状態になると、GTDを今すぐできないことをストレスに感じる……

 

ソラ
ソラ

ストレスフリーに過ごすためのGTDが、ストレスの原因になってる……

 
またGTDで頭の中の気になることを追い出し、メモやTo do リストを確認する癖がつくと、突発で発生したタスクを忘れてしまいがちです。

子供や夫から頼まれたことを忘れてしまうなんてことも。
 

たじみゆ
たじみゆ

言われたらすぐにメモを取るなどで対処しています

 
そしてGTDの最大のデメリットは、GTDをするだけでは作業を効率化できないという点です。

GTDはあくまでも作業を効率化するために、リストアップと分類をする仕組みです。

リストアップ&分類されたタスクは、実行しないといつまでも片付きません。
 

  • タスクをどのように実行するのか
  • 1日の中でタスクをどのようにこなしていくのか

 
上記がハッキリしていないと、リストアップしただけでタスクはなくなりません。
 

たじみゆ泣き
たじみゆ

テスト勉強の計画だけ立てて、実行できないときと同じ

 
GTDを始めるときには、タスクの実行まで意識した仕組みづくりをしていきましょう。

GTDのやり方5STEP

クリップボード・パソコン

GTDの手順は、5つに分けられています。
 

【GTDのやり方】
  1. 把握する
  2. 見極める
  3. 整理する
  4. 更新する
  5. 選択・実行する

 
上記の手順と私なりのやり方をそれぞれ解説していきますね。

把握する

まずは頭の中の気になることを全部メモに書きだしてみましょう。
 

  • 仕事に関すること
  • スキルアップに関すること
  • 自分の趣味に関すること
  • 家族や友人に関すること
  • 自分の将来設計に関すること

 
ジャンルや気になることの大小を問わず、全てリストアップするのがポイント。

頭の中はごちゃごちゃしていた割に、気になることをいざ書き出そうとすると思いつかない……

こんなときには、気になることのリストアップを手助けしてくれるトリガーリストを用意しておきましょう。

トリガーリストとは、GTDで気になることをリストアップする際に思い出すきっかけとなってくれるものです。

GTDの公式本である「全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」には、見本となるトリガーリストが紹介されています。

 

ソラ
ソラ

ただアメリカのビジネスマン向けという印象

 

たじみゆ
たじみゆ

慣れてきたら、自分でトリガーリストを作成するのがおすすめ

 
私が作成、活用している主婦向けのGTDトリガーリストは、以下の記事で詳しく紹介しています。
 

【合わせて読みたい】

 

見極める

「把握する」の部分でリストアップしたタスクを分類していきましょう。
 

  • 行動する必要があるのか
  • 今すぐ行動する必要があるのか後日でいいのか
  • 2分以内で完了しそうか、しなさそうか
  • 単純なタスクか複雑なタスクか
  • 自分でやる必要があるのか誰かに依頼すればいいのか

 
上記の質問で分類していきます。

ちなみにGTDでは1つの作業だけで終わらないタスクをプロジェクトとして管理するように書かれています。

プロジェクト=タスクの集合体です。

プロジェクトを管理しておくと、何から始めて良いかわからず時間がかかる複雑な作業を放置してしまうことがなくなります。

いくつかタスクの分類例を確認してみましょう。
 

【例①】
病院で健康診断を受ける(予約済み)
→実行日時が決まっているので、To do リストではなくカレンダーに記入

 

【例②】
娘の誕生日パーティ企画
→複数のタスクが含まれているのでプロジェクトとして設定

 

【例③】
気になる美術館のチラシを見つけた
→展示期間をカレンダーにメモ。美術館に行くか検討をTo do リストに加える

GTDの「見極め」「タスクの分類ルール」は公式本「全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」で詳しく図解されています。

GTDを始める方は、イメージを持つためにも一度、公式本を読んでおくのが良いかもしれません。

整理する

タスクの分類ができたら、実際に使用するツールにタスクを落とし込みます。
 

たじみゆ
たじみゆ

タスクの「見極め」と同時にやってもOKです

 
タスク管理ツールはデジタル、アナログ様々な種類があります。

自分にとって使い勝手の良いツールを活用していきましょう。

私の場合、使用ツールはMicrosoft to doというアプリを使用しています。

Microsoft To Do

Microsoft To Do
開発元:Microsoft Corporation
無料
posted withアプリーチ

上記のアプリに以下のグループを作って、タスクをリスト化しています。
 

  • タスクリスト(自宅で行う)
  • タスクリスト(外出先で行う)
  • プロジェクトリスト(複数のタスクからなるやるべきこと)

 
こんな風に分類しています。
 

たじみゆ
たじみゆ

未就園児がいて、外出をするのも面倒なのでこんな分類です

 
例えばオフィス勤めをしている人なら、以下の分類もアリですよね。
 

  • 自宅で行うタスク
  • 会社で行うタスク
  • プロジェクトリスト

 
平日は家事、育児、仕事のルーティンをこなすだけでいっぱいいっぱいなワーママは、以下の分類も良いと思います。
 

  • 平日行う作業(ルーティンリスト)
  • 週末行うタスク
  • プロジェクトリスト

 
どんな分類をするにせよ、プロジェクトを放置してしまわないようにプロジェクトリストを作成しておくのがおすすめです。

更新する

GTDは一度やって終わりではなく、都度更新していくのも大切です。

GTDの公式本「全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」では1週間に1度、週次レビューを行うことが推奨されています。

週次レビューでは、本記事で紹介したGTDの5STEPをこなすと、新しく生まれたタスクや気になることの整理ができます。
 

  1. トリガーリストを見ながら気になっていることを殴り書き
  2. 書き出した内容を整理
  3. Microsoft to doとタスク帳に清書

 
私は上記の手順で週次レビューを実行しています。

 

たじみゆにっこり
たじみゆ

ぜひ、自分なりの週次レビュー手順を見つけてみてください

 

週次レビューについては以下の記事で詳しく書いています。
 

【合わせて読みたい】

 

選択・実行する

GTDのここまでの手順でタスクを整理できたら、後はタスクを実行していきましょう。
 

  • 優先度
  • 実行日
  • 場所やその他の条件

 
上記を考慮して、タスクをこなす日を決めておき、実行するのが良いでしょう。

GTDは優秀なタスク管理方法ですが、実行に関するアイデアはあまり公式本「全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」でも書かれていません……。

毎日決められたタスクを確実に実行する方法を知りたいのであれば、マニャーナの法則を参考にするのが良いかと思います。

マニャーナの法則は「明日できることは今日するな」をモットーに、今日やるべきことだけに集中するテクニックをまとめています。

マニャーナの法則については、以下の記事で詳しく解説しています。
 

【合わせて読みたい】

 

GTDを始める際にあった方が良いもの

ノート

GTDは気軽に始められるタスク管理方法ですが、始めるにあたり用意しておいた方が良いものもあります。
 

【GTDを始める際にあった方が良いもの】
  1. 公式本「全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
  2. Evernote
  3. スマホのメモ帳アプリ

 
それぞれ紹介していきますね。

公式本

GTDは有名なタスク管理方法のひとつなので、本ブログや他のサイトでもたびたび紹介されています。

しかし本当にGTDを使って、タスクを効率化したいのであれば、一度は公式本である「全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」を読むことをおすすめします。

Web上では手に入らない細かい情報も手に入りますし、著者が書いた言葉を読むことでGTDのエッセンスも吸収しやすくなります。

Evernote

GTDで整理したタスクやプロジェクト、資料をまとめておくのには、Evernoteが便利です。
 

  • 画像や音声、URLの添付もしやすい
  • 分類、カスタマイズしやすい
  • スマホでもPCでも閲覧可能

 
上記がEvernoteをGTDに活用するメリットです。

アナログツールで管理するのでも良いですが、細かい情報を付け加えにくいので私はEvernoteで資料を保管しています。

毎日のタスク管理に関しては、毎日使っているMicrosoft to doを活用しています。

ただMicrosoft to doを使わずに、細かいタスクまで全てEvernoteで管理するのでも良いでしょう。

スマホのメモ帳アプリ

頭の中の気になることを全てリストアップする際に、スマホのメモ帳アプリがあると便利です。

スマホのメモ帳アプリであれば、ちょっとした待ち時間や移動時間を使って気になることをリストアップできます。

他にも外出先や手帳を持っていないときに、気になったことを簡単にメモしておくことも可能です。
 

たじみゆ
たじみゆ

なんでもスマホにメモして後で整理するだけでも、簡易的なGTDとして機能するはず

 

GTDを試すときのコツ

ノート

最後にGTDをこれから試す方に向けて、GTDを試すときのコツを紹介していきます。
 

【GTDを試すときのコツ】
  1. 完璧を目指さない
  2. タスクは実行日まで決めておく
  3. ずっと完了しないタスクは見直す

 
それぞれ解説していきますね。

完璧を目指さない

GTDは1回で完璧を目指す必要はありません。

というか、1回だけタスクを完璧に整理できたとしても、翌日や1週間後には新たなタスクが発生しています。
 

  • タスクを随時整理していく
  • 実行日に予定していたタスクを淡々とこなしていく

 
上記が無理なくできる仕組みを作るのがGTDの目的です。

完璧を目指さず、頑張りすぎずゆるい気持ちでスタートしてみてください。
 

たじみゆにっこり
たじみゆ

今より1個でもタスクが効率的にこなせたらラッキーくらいの気持ちでいいです

 

タスクは実行日まで決めておく

GTDでタスクをリストアップ、分類できたら実行日まで決めておきましょう。

実行日まで決めていないタスクは、そのまま放置されてしまう可能性が高いからです。

実行日=タスクを完了させる期日ではなく、実行日=タスクの着手日であると認識しておくのも大切。

取り組んでみたものの思ったより時間がかかるタスクは、再び実行日を設定すればOKです。
 

  • タスクを放置しておかない
  • ちょっとでも良いから始めてみる、行動してみる

 
上記がタスクをこなしていく上で、重要かと思います。

ずっと完了しないタスクは見直す

ついつい放置しているタスクやなかなか完了しないタスクはありませんか?

あなたのタスクリストを圧迫しているタスクは、一度見直しが必要です。
 

【放置してしまっているタスク】
本当にやるべきタスクなのか自問自答。
やるべきであれば、実行日を設定。

 

【なかなか完了しないタスク】
実行頻度、時間を増やす
誰かに依頼できないか考える

 
こんな風にタスクの実行方法や優先順位を見直してみましょう。

「やらなきゃ」と何となく思ってはいるものの、実際はやる必要がなかったなんて可能性もありますよ。

【まとめ】GTDでやりたいことを実行していこう

GTDとはタスク管理方法のひとつです。

頭の中の気になることを全てリストアップするのが特徴で、GTDを使えば今やるべきことに集中できます。

GTDは以下の5つの手順で完了します。
 

【GTDのやり方】
  1. 把握する
  2. 見極める
  3. 整理する
  4. 更新する
  5. 選択・実行する

 

たじみゆにっこり
たじみゆ

最初のうちは手順が複雑で慣れないかもしれませんが、一度で完璧を目指さず気軽な気持ちで始めてみてください!

 
タスク管理方法にお悩みの方は、以下の記事もご参考ください。
 

【合わせて読みたい】

 



タスク管理カテゴリの最新記事