GTDをやってたけど続かない
面倒で三日坊主になっちゃう……
本記事では、上記のようにお悩みの方に向けてGTDが続かない、うまくいかない原因を紹介していきます。
タスク管理方法として人気があるGTDですが、手順が複雑が続けるのが面倒になってしまいがちです。
夫に勧めたもののすぐにやめていました……
割と飽きっぽい私ですが、GTDは大学生のときに知ってから10年近く続けられています。
本記事ではGTDを続けるコツやうまくいかない原因を解説していきます。
本記事を読めば、GTDを自分なりに続ける方法がわかります。
そもそもGTDとは何か？といった部分は、「GTDとは？やり方5STEPまとめ【始めるときのコツも紹介】」で詳しく解説しています。
- 【この記事がおすすめの方】
- ・GTDを試したものの続かない方
- ・GTDを続けられない方
- ・GTDをやってみたい方
- ・自分に合うタスク管理方法を知りたい方
GTDがうまくいかない原因5つ
まずはGTDがうまくいかない原因を5つ解説していきます。
- 週次レビューがおろそかになっている
- タスクの分類が不十分
- タスクのゴールが明確になっていない
- プライベートをGTDで管理していない
- 習慣化すべきことまでGTDで管理している
それぞれ詳しく解説していきますね。
週次レビューがおろそかになっている
GTDがうまくいかない原因の多くは、週次レビューがおろそかになっているからです。
GTDを始めたときに頭の気になることを全部出したとしても、週次レビューができていないと情報が古くなります。
古くなった情報でタスクやプロジェクトを設定しても効果が薄れてしまいます。
GTDを行うのであれば、週次レビューを定期的に行いましょう。
週次と名前が付いているように、1週間に1度程度やるのが良いかと思います。
私なりの週次レビューのやり方は「GTD歴8年がやっている週次レビューのやり方！「あれ、やっとかないと」のない生活」で紹介しています。
タスクの分類が不十分
タスクの分類が不十分だと、GTDが機能しにくいです。
GTDではタスクを以下のように分類します。
- プロジェクト（タスクの集合体）
- タスク（次に起こすべき行動）
- 保留（いつかやるリスト）
- 資料（行動は必要ないリスト）
- 依頼（人にやってもらうリスト）
- カレンダー（特定の日付に行う行動）
この分類がうまくいかないと、次に起こすべき行動を把握しにくくなります。
例えば特定の日付に行えばよいカレンダーがタスクの中に入っていると、タスクがごちゃつきわかりにくいです。
他にはプロジェクトがタスクの中に入ってしまうと、いつまでも行動を起こせず放置されてしまいます。
タスクのゴールが明確になっていない
タスクのゴールがあいまいだと、タスクの達成状況を判断しにくく、GTDが失敗しやすいです。
- いつまでに
- 何を
- どこまでやる
最低でも上記の3つが決まっていないと、タスクの実行率や完了率が低下してしまいそうです。
「GTDを試しているのにタスクが減らない」なんてときには、タスクのゴールがハッキリしているか確認してみてください。
プライベートをGTDで管理していない
GTDを仕事だけで活用しようとすると、続けにくいです。
GTDの本来の目的は、頭の中の気になることを全て外部ツールで記録することです。
気になることを外部ツールで記録しておくことで、脳のパフォーマンスが向上します。
スマホ内のデータをクラウドサービスで保管してスッキリさせるイメージです
仕事上のことしかGTDで管理しないのは、部屋を半分だけきちんと掃除したようなものです。
もう半分も同じように掃除しないとスッキリしないですよね。
最初は難しいかもしれませんが、徐々に仕事だけでなくプライベートもGTDで管理していきましょう。
仕事とプライベートで手帳を分けている方は、そもそも手帳を1冊にまとめてしまうのもアリです。
仕事とプライベートで手帳を使い分けるメリット・デメリットは「プライベートを充実させる手帳の使い方｜仕事と私生活で手帳を分けるメリットとは？」でまとめています。
習慣化すべきことまでGTDで管理している
タスクの中に習慣化できるルーティン業務が入っていると、タスクの量が膨大になりがちです。
- 毎日
- 毎週
- 毎月
決まったタイミングで毎回行う行動は別途、ルーティンリストを作るのがおすすめです。
- タスクリストがごちゃつかない
- ルーティン業務もリストを見て順番にこなせばよくなる
ルーティン業務を行うときにも、次の行動リストを確認するときにもメリットがあります。
私も朝晩の家事はルーティン化しています
他にも曜日別、日付別で特定の場所の掃除を行うようにしています。
習慣化したいことは、ハビットトラッカーで管理するのもおすすめです。
ハビットトラッカーの作成方法は「ハビットトラッカーとは？習慣化に使えるおすすめグッズや書き方を紹介」の記事で紹介しています。
GTDのめんどくさい・続かないをなくすコツ
GTDは手順が複雑でやることが多いので、どうしても続けるのが面倒になりがちです。
そこでGTDのめんどくさい、続かないといった悩みをなくすコツを5つ紹介していきます。
- 週次レビューにプチご褒美を用意する
- GTDを続けるハードルを低くする
- タスク管理はSMARTを意識する
- 完璧主義をやめてとりあえず初めて見る
- メモを習慣づける
それぞれ解説していきますね。
週次レビューにプチご褒美を用意する
ついついめんどくさくて続けにくい週次レビューをやるときに小さなご褒美を用意しておきましょう。
ご褒美があれば、週次レビューをやるのが楽しみになり続けやすくなりますよ。
- フレーバーティーやお気に入りの飲み物
- ちょっとだけ普段より贅沢なお菓子
- 良い匂いがする入浴剤
- 好きな歌手、アイドルのライブDVD
自分のテンションが上がるのであれば、何でもOKです。
- お茶とお菓子を楽しみながら週次レビュー
- お風呂でリラックスしながら週次レビュー
- 好きな曲・映像を観ながら週次レビュー
週次レビューが楽しみになるような工夫をしてみてくださいね。
私なりの週次レビューのやり方は「GTD歴8年がやっている週次レビューのやり方！「あれ、やっとかないと」のない生活」という記事で紹介しています。
GTDを続けるハードルを低くする
GTDが続かないならGTDを続けるハードルをうんと低くしちゃいましょう。
GTDを続けることを第一目標にするイメージです
- 週次レビューを短時間でもすればOK
- 1週間に1回でも良いからプロジェクトの進捗を確認する
- プロジェクトに次の行動リストが設定されてなかったら設定しておく
こんな風にゆるく始めればOKです。
GTDが自分に合っていて、GTDで毎日の生活が上手く回り始めれば自然と続けたくなるはずです。
タスク管理はSMARTを意識する
次の行動リストを作成するときには、SMARTを意識してゴールを決めましょう。
SMARTとは、目標設定をするときに大切な5つの指標の頭文字です。
- S：Specific（具体的に）
- M：Measurable（測定可能な）
- A：Achievable（達成可能な）
- R：Related（経営目標に関連した）
- T：Time-bound（時間制約がある）
上記を満たした目標を立てると、ゴールが明確で達成したかどうかがすぐにわかります。
設定されたタスクを見たときに「何をどこまでやればいいんだろう？」と悩まなくてすみます。
完璧主義をやめてとりあえずはじめてみる
「GTD続かない」「めんどくさい」こんなことを思っても、とりあえずGTDを始めてみましょう。
実際のところ、今日やらないと大変なことになるタスクってほとんどありません。
なのでタスクの追加し忘れなんて気にせず、今気になっていることのみリストに追加しておくやり方でもOKです。
GTDに慣れてきたら徐々に、頭の中の気になること全てを管理するのを目指していきましょう。
メモを習慣づける
GTDのタスクやプロジェクトの設定を週次レビューだけで行うのは無茶です。
どうしても週次レビュー中に思い出せないことってあります……
なので普段の生活の中でメモを習慣づけて、気になることはすぐに書いておくのがおすすめです。
- 普段の生活の中で気になることをメモしておく
- 週次レビューはメモを確認しながら行う
こんな習慣だと、週次レビューの負担を減らせるので続けやすくなります。
GTDを続けるためのおすすめグッズ3選
最後にGTDを続けるためのおすすめグッズを3つ紹介していきます。
- 手帳・文房具
- デジタルアプリ
- ビジョンボード
それぞれ詳しく紹介していきます。
自分に合った道具やグッズを見つければ、GTDを続けるのが楽しくなりますよ。
手帳・文房具
お気に入りの手帳や文房具があれば、GTDを続けるのが楽しくなります。
- 手帳に達成したいプロジェクトを書いておく
- 手帳にやりたいことリストを書いておく
- 週次レビューをお気に入りのペンやノートで行う
こんな風に手帳や文房具は自分のモチベーションアップにも役立ちます。
ちょっとGTDとはずれるのですが、やりたいことリストを作成するメリットを「やりたいことリスト100の書き方まとめ！リストを作るメリットも紹介」で詳しく紹介しています。
デジタルアプリ
人によっては、タスクやプロジェクトの数が増えすぎてしまい、アナログで管理するのは大変な場合もあるでしょう。
そんなときには使い勝手の良いデジタルツールを活用すれば、GTDを上手に運用できます。
- スマホ・PCの両デバイスで使えるアプリ
- タスクの分類、編集がしやすいアプリ
私もタスクの量が多く、アナログだと記録が大変なのでMicrosoft to doというアプリを活用しています。
自分に合うアプリを見つけてみてください
ビジョンボード
GTDは「頭の中で気になっていること」からアプローチしていくボトムアップのタスク管理方法です。
そのためGTDを運用し続けても、最終目標や自分の理想に近づけないなんてことがあるかもしれません。
毎日上手く行動できるようになったが、中長期の目標に向けて何にもできてない……
私もこんな風に悩むときがありました。
GTDでは確認しにくい自分の価値観や最終目標はビジョンボードを使って確認しましょう。
ビジョンボードとは、自分の理想や目標をコルクボードなどにイラストや写真でまとめたものです。
ビジョンボードを見れば短時間でも視覚で自分の理想や目標を確認できます。
ビジョンボードの作り方やメリットは「【簡単】ビジョンボードの作り方【おすすめアプリも紹介】」で解説しています。ご参考ください。
【まとめ】GTDはあくまでもツール！
GTDは手順が複雑で、人によってはめんどくさい、続かないと感じてしまうこともあるはずです。
そんなときはGTDを続けることを第一目標としてゆるくGTDを始めるのが良いでしょう。
GTDを続けていくうちに、仕事もプライベートもGTDでうまく管理できるようになりますよ
GTDはあくまでもタスク管理を効率化するためのツールです。
「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」の本ではやり方が紹介されていますが、自分なりにアレンジしていきましょう。
本ブログでも手帳の使い方やおすすめのタスク管理方法を紹介していきます！
