仕事で活用したい手帳術5つ|職種・仕事別手帳の使い方も紹介

仕事で活用したい手帳術5つ|職種・仕事別手帳の使い方も紹介

仕事をしている男女




 

OL

仕事を効率よくこなすために、手帳をフル活用したい!

 
本記事では上記のようにお悩みの方に向けて、仕事で活用したい手帳術を紹介していきます。

手帳を使いこなせば、仕事の予定管理だけでなく、ご自身の作業や仕事の進め方も効率化可能です。
 

たじみゆにっこり
たじみゆ

私も家事・育児と仕事の予定を手帳で管理して、毎日なんとかこなしています!

 
本記事では、仕事が効率化できる手帳術や職種・仕事別の手帳の使い方を紹介していきます。

本記事を読めば、手帳を使って今よりも、もっと仕事を上手く回せるようになりますよ。

【この記事がおすすめの方】
・仕事で使える手帳術を知りたい方
・仕事中、もっと手帳を上手く使いたい方
・仕事に合った手帳の使い方を知りたい方





仕事で活用したい手帳術5つ

絵を描いている女性

まずは仕事で活用したい手帳術を5つ紹介していきます。
 

【仕事で活用したい手帳術】
  1. 略語を使って手帳を見やすくする
  2. 同僚・家族の予定も書いておく
  3. 作業にかかる見積もり時間も手帳に書く
  4. 仕事・プライベートの目標を手帳に書く
  5. 予定だけでなくメモやアイデアも記録する

 
それぞれ解説していきますね。

略語を使って見やすくする

 

OLお手上げ

予定を書きすぎると、手帳の中身がごちゃごちゃして見にくい……

 
こんな風にお悩みの方は、略語を使って予定を記入すれば、手帳の中身をスッキリできます。

手帳は記入スペースが限られているので、予定を細かく書くとどうしてもごちゃごちゃします。
 

  • 略語
  • シールや記号

 
上記を活用して、一目で予定がわかりやすい手帳作りを意識してみましょう。

手帳に使える略語や記号は、以下の記事で詳しく解説しています。ご参考ください。
 

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同僚・家族の予定も書いておく

仕事用の手帳には、自分の予定だけでなく同僚や家族の予定も書いておきましょう。
 

  • 同僚の予定:電話対応時などに取り次ぐ相手の予定を確認できる
  • 家族の予定:家族の予定に合わせて仕事の予定を組みやすい

 
同僚や家族の予定を手帳に書いておくメリットは、上記の通りです。
 

たじみゆ
たじみゆ

OL時代は部署の事務担当が私だけだったので、先輩や上司の会議や出張予定も手帳に書いていました

 
今は子供の幼稚園行事や病院の予定、夫のテレワーク日なども手帳に書きこんでいます。

作業にかかる見積もり時間も手帳に書く

手帳には予定だけでなく、作業などに取り組む時間も書き込んでおきましょう。

作業時間を手帳に書くときには、作業にかかる見積もり時間も書いておくと、予定が崩れにくいです。
 

  • 手帳に書きこんでおいた時間は作業に集中できる
  • 作業をする予定時間までに作業の準備をしておける

 
手帳に作業に取り組む予定も書いておくと、行き当たりばったりの作業ではなくなり、効率よく進められます。

 

たじみゆ
たじみゆ

私も作業にかかる予定時間を決めて、時間内で終わるように努力しています

 

繰り返しているうちに、作業にかかる時間や作業に必要な準備や段取りが上手くできるようになってきました。

仕事・プライベートの目標を手帳に書く

仕事には予定だけを書くのではなく、自分の目標も書いておきましょう。

目標を書くときには、仕事の目標だけでなくプライベートの目標も書くと、モチベーションが上がりやすいですよ。
 

  • 目標が目に入りやすくなり、行動に移しやすくなる
  • 目標が目に入るたびにモチベーションアップになる

 
手帳に目標を書いておくメリットは、上記の通りです。

視覚的に目標を把握するためにも、文章だけでなくイラストや切り抜きなどと一緒に目標を書いておくのも良いと思います。

プライベートを充実させる手帳の使い方や、やりたいことリストを作るメリットは、以下の記事で詳しく解説しています。
 

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予定だけでなくメモやアイデアも記録する

手帳には予定だけでなく、メモやアイデアも記録しておきましょう。

良いアイデアが浮かんでも、記録に残しておかないとそのまま忘れてしまうからです。
 

ソラ
ソラ

もったいない……

 
持ち歩くのが重くて嫌でなければ、メモスペースがたっぷりある手帳を使うのが良いでしょう。

メモを取ったら、後から読み直す時間を作っておくと、書いたメモがそのまま置き去りになってしまうこともなくなりますよ。

手帳に書くことにお悩みの方、何書いたらいいかわからないって方は、以下の記事もご参考ください。
 

【合わせて読みたい】

 

【職種・仕事別】手帳の使い方例

仕事をしている人

続いて職種や仕事別におすすめの手帳の使い方を紹介していきます。

事務職は大きめの手帳で予定をスッキリ管理

事務職の方は出張や外出も少ないので、デスクで見やすい大きめの手帳が使いやすいかと思います。
 

【おすすめ手帳の使い方】
  1. a5サイズ以上の手帳
  2. 同僚の予定や家族の予定も書いておく
  3. ルーティン作業は作業内容を手帳に書いておくと便利

 
事務職の方は、電話対応なども多いので、他の社員の予定も書きやすいサイズの手帳が良いでしょう。

 

たじみゆ
たじみゆ

お子様やパートナーの予定も手帳に書いておくと、仕事とプライベートの調整もうまくいきそうですね

 

事務職の方は、ルーティン業務の多いので、手帳にルーティン作業のマニュアルを作っておくと便利かもしれません。

営業職は持ち運びしやすい手帳が便利

営業職の方は、外回りや出張も多いので、持ち運びしやすいサイズや重さの手帳が良いでしょう。
 

【おすすめ手帳の使い方】
  1. 軽くて使いやすい手帳
  2. 略語を活用して外出先でも手帳を開きやすくする
  3. メモスペースがたっぷりある手帳が便利

 
荷物が重くならないように、薄くて軽い手帳を使うのが良いかと思います。
 

  • 取引先の方
  • 移動中やお店の中

 
他の方の目に触れやすい場所で手帳を開く機会も多いので、予定を書き込むときは略語や自分だけしかわからない記号を使うのがおすすめ。

ちょっとしたメモや仕事のアイデアも書き込める手帳だと、メモの取り忘れや紛失も予防できます。
 

【合わせて読みたい】

 

フリーランスは仕事もプライベートも管理できる手帳がおすすめ

フリーランスは仕事もプライベートも1冊で管理できる手帳がおすすめです。
 

【おすすめ手帳の使い方】
  1. 何でも書き込める手帳・ノートを用意する
  2. 外出頻度に合わせて手帳のサイズや重さを選ぶ
  3. ガントチャート手帳なら複数の予定を管理しやすい

 
フリーランスは職種によって、仕事内容や外出頻度も様々。
 

たじみゆ
たじみゆ

在宅Webライターの私は、外で気分転換に作業する以外はずっと自宅です

 
自分のデスクや仕事状況に合った手帳を選ぶのが良いでしょう。

フリーランスの方の中には、オンオフの区別がつきにくい方もいるので、仕事もプライベートも1冊の手帳で管理するのがおすすめ。

複数のクライアントとのやり取りや仕事を同時進行するのであれば、ガントチャート手帳が便利です。
 

【合わせて読みたい】

 



仕事用のおすすめ手帳3選

デスク

最後に仕事用に使いやすいおすすめの手帳を3つ紹介していきます。
 

【仕事用のおすすめ手帳3選】
  1. ypad
  2. ジブン手帳
  3. SUNNYウィークリー手帳

 
それぞれ特徴を紹介していきますね!

ypad

ypadは、バーチカル手帳とガントチャート手帳が合体した手帳です。
 

【おすすめポイント】
  1. 時間軸の予定管理とプロジェクト管理が同時にできる
  2. メモページも豊富
  3. シンプルで軽い

 
ypadは左ページに2週間分のバーチカル、右ページに20項目のガントチャート欄が用意されています。

バーチカル部分で予定を確認しながら、各プロジェクトの進行状況をチェックできます。
 

たじみゆにっこり
たじみゆ

私も2021年は、ypadをメインの手帳として使っています!

 

  • 複数の仕事が同時進行で進んでいく人
  • 作業の実行日を決めるのが苦手な人
  • メモをたくさん書きたい人

 
上記の方にぴったりの手帳です。
 
ypadについては以下の記事でも詳しく解説しています。
 

【合わせて読みたい】

 

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ジブン手帳

ジブン手帳は見開き1週間のバーチカル手帳です。
 

【おすすめポイント】
  1. 予定管理にも記録にも役立つバーチカル手帳
  2. カバー・中身ともにシンプルで職場でも使いやすい
  3. バーチカルは24時間記入できるので様々な職種に対応しやすい

 
24時間のバーチカル手帳で、自分の予定を管理・記録しやすいのが魅力です。
 

  • 1週間分のTodoリスト
  • 食べたものの記録欄
  • フリースペース

 
バーチカル以外にも、上記の項目もあるので仕事もプライベートもジブン手帳1冊で管理できます。
 

  • デスクに置きっぱなしにして仕事の日誌として活用
  • 常に持ち歩き1冊で仕事もプライベートも記録・管理

 
どちらの使い方もおすすめです。

SUNNYウィークリー手帳

SUNNYはいろは出版から販売されている手帳です。
 

【おすすめポイント】
  1. 上半分は1週間分のブロック手帳、下半分はフリースペース
  2. 141ページのメモページがついている
  3. カバーはどれもペンをさせるタイプ

 
SUNNYは、落ち着いたカバーデザイン、中身の手帳です。

マンスリー、デイリータイプもありますが、仕事用ならウィークリーがメモスペースが多くおすすめです。

ウィークリータイプは、上半分が1週間分のバーチカル(時間軸がないのでブロックかな?)、下半分がフリースペースとなっています。
 

  • 縦軸に予定やTodoリストを書き込む
  • 下半分にはメモやアイデアを書き込む

 
上記の使い方もできちゃいます。

【まとめ】手帳の使い方次第で仕事の効率は変わる

仕事の予定を管理するのに手帳を使う方は多いですが、予定以外にも手帳を使えば今よりも仕事を効率化できます。

本記事で紹介した仕事に使える手帳術は以下の5つです。
 

【仕事で活用したい手帳術】
  1. 略語を使って手帳を見やすくする
  2. 同僚・家族の予定も書いておく
  3. 作業にかかる見積もり時間も手帳に書く
  4. 仕事・プライベートの目標を手帳に書く
  5. 予定だけでなくメモやアイデアも記録する

 

ソラ
ソラ

職種や仕事内容によっても、おすすめの手帳は異なります

 

たじみゆ
たじみゆ

本記事を参考にして自分に合う手帳を見つけていただけたら嬉しいです!

 
手帳の使い方に悩む方やもっと手帳を使いこなしたい方には、以下の記事もおすすめです。
 

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